Mulyadi : Sistem Pengendalian Internal Meliputi struktur Organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson (sesuai dengan SAS No. 55) : Pengendalian Internal adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang masuk akal agar tujuan organisasi (Entity) dapat tercapai.
COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) : Pengendalian Internal adalah Sebuah proses yang dihasilkan oleh Dewan Direktur, Manajemen, dan Personel Lainnya, yang didesain untuk memberikan jaminan yang masuk akal yang memperhatikan tercapainya tujuan-tujuan dengan kategori sebagai berikut :
Efektif dan efisisiensinya operasi
Terpercayanya (Reliabillity) Laporan Keuangan
Tunduk pada hukum dan aturan yang berlaku
ELEMEN-ELEMEN
Mulyadi :
Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Sistem Wewenang dan prosedur pencatatan, yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Efektifitas unsur-unsur Sistem pengendalian tersebut sangat ditentukan oleh Lingkungan Pengendalian (Control Environment) dimana lingkungan pengendalian tersebut memiliki 4 (empat) unsur sebagai berikut :
Filosofi dan gaya operasi
Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan
Metode Pengendalian Manajemen
Kesadaran pengendalian
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson :
Lingkungan Pengendalian (The Control Environment)
Lingkungan Pengendalian adalah efek kolektif dari berbagai factor pada saat pembangunan, penyempurnaan, atau pelemahan efektifnya system akuntansi suatu entitas atau Prosedur Pengendalian (Control Procedures) dan kemampuannya untuk memcapai tujuan tertentu.
Faktor Lingkungan Pengendalian meliputi filosofi manajemen dan gaya operasi, struktur organisasi, fungsi dewan direksi dan komisinya (khususnya audit committee), metode penentuan wewenang dan tanggung jawab, metode pengendalian manajemen, kebiasaan dan kebijaksanaan personelnya, dan pengaruh eksternal lainnya yang mempengaruhi sebuah entitas.
Sistem Akuntansi (The Accounting System)
Sistem akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang dibangun untuk mengidentifikasi, membangun, mengklasifkasi, merekam, dan melaporkan transaksi suatu entitas dan untuk menjaga akuntabilitas asset dan hutang yang terkait.
Sebuah system akuntansi harus memiliki metode dan catatan yang cukup dan tepat untuk menyelesaikan tujuan sebagai berikut :
Mengidentifikasi dan merekam seluruh transaksi yang valid
Menggambarkan transaksi dalam basis waktu dan detil yang cukup untuk membolehkan klasifikasi transaksi yang sesuai untuk Laporan Keuangan
Mengukur nilai transaksi dalam dalam suatu sikap(gaya/tingkahlaku) yang membolehkan mencatat nilai moneter yang wajar dalam Pernyataan Keuangan.
Menentukan periode waktu kapan terjadinya transaksi agar dibolehkannya pencatatan transaksi dalam periode waktu yang sesuai.
Menyajikan transaksi secara sesuai dan penyingkapan yang berhubungan dalam pernyataan keuangan.
Prosedur Pengendalian (Control Procedures)
Prosedur Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur tambahan selain Lingkungan Pengendalian dan system akuntasi, yang dibangun manajemen untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan khusus sebuah entitas dapat tercapai.
Tujuan khusus tersebut terbagi dalam beberapa kategori sebagai berikut :
Pemberian wewenang (Otorisasi) yang sesuai untuk melaksanakan transaksi dan kegiatan
Pemisahan Tugas
Desain dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai
Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan asset dan catatan-catatan.
Pengecekan independen terhadap performance dan penilaian yang sesuai dengan jumlah yang direkam
COSO :
Pengendalian internal terdiri dari 5 (lima) komponen yang saling berhubungan. Komponen ini didapat dari cara manajemen menjalankan bisnisnya, dan terintegrasi dengan proses manajemen. Walaupun komponen-komponen tersebut dapat diterapkan kepada semua entitas, perusahaan yang kecil dan menengah dapat menerapkannya berbeda dengan perusahaan besar. Dalam hal ini pengendalian dapat tidak terlalu formal dan tidak terlalu terstruktur, namun pengendalian internal tetap dapat berjalan dengan efektif.
Adapun 5 (lima) komponen Pengendalian internal tersebut adalah :
Control Environment
Lingkungan pengendalian memberikan nada pada suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para anggotanya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi komponen Pengendalian Internal lainnya, memberikan disiplin dan struktur. Faktor lingkungan pengendalian termasuk :
Integritas, nilai etika dan kemampuan orang-orang dalam entitas;
Filosofi manajemen dan Gaya Operasi;
Cara Manajemen untuk menentukan wewenang dan tanggung jawab, mengorganisasikan dan mengembangkan orang-orangnya; dan
Perhatian dan arahan yang diberikan dewan direksi.
Risk Assesment
Seluruh entitas menghadapi berbagai macam resiko dari luar dan dalam yang harus ditaksir. Prasyarat dari Risk Assessment adalah penegakan tujuan, yang terhubung antara tingkatan yang berbeda, dan konsisten secara internal. Risk Assessment adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang relevan dalam pencapaian tujuan, membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat diatur. Karena kondisi ekonomi, industri, regulasi, dan operasi selalu berubah, maka diperlukan mekanisme untuk mengidentifikasi dan menghadapi resiko-resiko spesial terkait dengan perubahan tersebut.
Control Activities
Control Activities adalah kebijakan dan prosedur membantu meyakinkan manajemen bahwa arahannya telah dijalankan. Control Activities membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil dalam menghadapi resiko sehingga tujuan entitas dapat tercapai. Control Activities terjadi pada seluruh organisasi, pada seluruh level, dan seluruh fungsi. Control activities termasuk berbagai kegiatan yang berbeda-beda, seperti :
Penyetujuan (Approvals)
Otorisasi (Authorization)
Verifikasi (Verifications)
Rekonsiliasi (Reconciliations)
Review terhadap performa operasi (Reviews of Operating Performance)
Keamanan terhadap Aset (Security of Assets)
Pemisahan tugas (Segregation of duties)
Information and Communication
Informasi yang bersangkutan harus diidentifikasi, tergambar dan terkomunikasi dalam sebuah form dan timeframe yang memungkinkan orang-orang menjalankan tanggung jawabnya. Sistem informasi menghasilkan laporan, yang berisi informasi operasional, finansial, dan terpenuhinya keperluan sistem, yang membuatnya mungkin untuk menjalankan dan mengendalikan bisnis. Informasi dan Komunikasi tidak hanya menghadapi data-data yang dihasilkan internal, tetapi juga kejadian eksternal, kegiatan dan kondisi yang diperlukan untuk memberikan informasi dalam rangka pembuatan keputusan bisnis dan laporan eksternal. Komunikasi yang efektif juga harus terjadi dalam hal yang lebih luas, mengalir ke bawah, ke samping dan ke atas organisasi. Seluruh personel harus menerima dengan jelas pesan dari manajemen teratas bahwa pengendalian tanggung jawab diambil dengan serius. Para personel harus mengerti peran mereka dalam sistem pengendalian internal, sebagaimana mereka mengerti bahwa kegiatan individu mereka berhubungan dengan pekerjaan orang lain. Mereka harus memiliki niat untuk mengkomunikasikan informasi yang signifikan kepada atasannya. Selain itu juga dibutuhkan komunikasi efektif dengan pihak eksternal, seperti customer, supplier, regulator, dan Pemegang Saham.
Monitoring
Sistem pengendalian internal perlu diawasi, sebuah proses untuk menentukan kualitas performa sistem dari waktu ke waktu. Proses ini terselesaikan melalui kegiatan pengawasan yang berkesinambungan, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya. Kegiatan ini termasuk manajemen dan supervisi yang reguler, dan kegiatan lainnya yang dilakukan personel dalam menjalankan tugasnya. Luas dan frekuensi evaluasi terpisah, akan tergantung pada terutama penaksiran resiko dan efektifnya prosedur monitoring yang sedang berlangsung. Ketergantungan sistem pengendalian harus dilaporkan kepada atasan, dengan masalah yang serius juga dilaporkan kepada manajemen teratas dan dewan direksi.
SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL
Mulyadi :
Dalam buku tulisan Mulyadi, yang harus bertanggung jawab dalam pengendalian internal adalah Manajemen puncak yang terdiri dari seluruh dewan direksi. Tidak hanya direktur keuangan saja yang bertanggung jawab atas pengendalian internal , tetapi seluruh jajaran direksi bertanggung jawab atas pengendalian internal.
Manajemen puncak bertanggung jawab terhadap pengembangan dan pengoperasian Pengendalian internal karena mereka bertanggung jawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan.
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson :
Dalam buku tulisan James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson, tidak menyuratkan siapa yang bertanggung jawab terhadap pengendalian internal, namun dapat tersirat bahwa peran manajemen dan dewan direksi sangat penting dalam pengendalian internal mengingat kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur tersebut merupakan hasil keputusan manajemen. Selain itu manajemen dan dewan direksi memiliki peran yang signifikan dalam elemen-elemen pengendalian internal.
COSO :
Menurut COSO, semua orang dalam organisasi yaitu Manajemen, Dewan direksi, Komite Audit, dan Personel lainnya bertanggung jawab terhadap pengendalian internal, karena semua orang dalam organisasi memiliki peran dalam pengendalian internal, sehingga pengendalian internal tidak dapat berjalan dengan baik apabila ada salah satu anggota yang tidak menjalankan perannya dalam pengendalian internal.
Menurut COSO, pihak-pihak luar seringkali memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan perusahaan, seperti Auditor eksternal, Badan Regulasi dan legislatif, customer, analis keuangan, dan media massa. Namun demikian pihak ketiga tersebut tidak bertanggung jawab terhadap pengendalian internal karena mereka bukan bagian dari organisasi maupun bukan bagian dari sistem pengendalian internal.
PERBANDINGAN DAN KESIMPULAN
DEFINISI
Mulyadi memandang sistem pengendalian internal sebagai struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan, sedangkan James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson memandangnya sebagai seluruh kebijakan dan prosedur yang diciptakan. Dua definisi ini dapat diartikan bahwa dapat saja pihak internal dan pihak eksternal yang menciptakan atau menghasilkan struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran, atau kebijakan dan prosedur. Artinya pengendalian internal sebuah entitas dapat dihasilkan oleh pihak internal maupun pihak luar. Adapun definisi Pengendalian Internal hasil rumusan COSO memandang pengendalian internal sebagai sebuah proses yang dihasilkan Dewan Direktur, Manajemen, dan Personel lainnya (Pihak Internal). Dalam keadaan sebenarnya, perancangan sistem pengendalian internal, dapat juga diserahkan kepada pihak luar, namun demikian tetap yang akan melaksanakan sistem pengendalian internal adalah pihak-pihak internal.
Ditinjau dari tujuan pengendalian internal menurut tiga definisi di atas, definisi menurut James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson memberikan tujuan yang terlalu luas (tercapainya tujuan organisasi) mengingat tujuan organisasi bermacam-macam. Tujuan yang lebih detil disampaikan dalam definisi Mulyadi dan hasil rumusan COSO.
Ada kesamaan antara definisi James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson dengan definisi COSO yang tidak terdapat dalam definisi menurut Mulyadi, yaitu pengendalian internal adalah untuk memberikan jaminan yang masuk akal tercapainya tujuan. Hal ini cukup penting mengingat untuk mencapai tujuan-tujuan pengendalian internal secara mutlak seringkali dibutuhkan biaya yang besar. Misalkan untuk menjaga aset dengan sangat aman, maka diterapkan pengamanan yang berteknologi tinggi, dengan petugas keamanan yang berkualitas tinggi dan bayaran yang besar juga. Dalam hal ini tujuan pengendalian dapat tercapai namun biaya yang dibutuhkan terlalu besar apabila perusahaan tersebut hanyalah perusahaan penjual beras kecil-kecilan. Oleh sebab itulah pengendalian internal yang diterapkan sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Dari uraian di atas dapat diperoleh kesimpulan bahwa definisi hasil rumusan COSO, memberikan definisi yang lebih tepat dibandingkan dua definisi lainnya mengingat definisi hasil rumusan COSO lebih lengkap dibandingkan definisi menurut Mulyadi, namun tidak seluas definisi James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson.
Definisi hasil rumusan COSO tersebut juga diterapkan pada SAS No. 78 yang mengamandemen SAS No. 55, sehingga definisi menurut James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson juga seharusnya mengikuti hasil rumusan COSO mengingat definisi James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson tersebut mengutip dari SAS no. 55.
Dari tiga definisi di atas, dapat dikonklusikan pengendalian internal tidak hanya struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran saja, namun termasuk juga kegiatan dan prosedur. Struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran tersebut merupakan bagian dari suatu proses yang dihasilkan oleh pihak internal maupun eksternal, untuk memberikan jaminan yang masuk akal tercapainya tujuan-tujuan sebagai berikut :
Terjaganya kekayaan organisasi
Efektif dan efisisiensinya operasi
Terpercayanya (Reliabillity) Laporan Keuangan
Dipatuhinya kebijakan manajemen
Tunduk pada hukum dan aturan yang berlaku
ELEMEN-ELEMEN
Bila diperbandingkan, elemen-elemen pengendalian internal menurut Mulyadi, adalah termasuk dalam elemen Control Activities menurut COSO dan Control Procedures menurut James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson. Adapun elemen Accounting System menurut James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson juga dapat dikatakan sebagai bagian dari elemen Control Activities menurut COSO.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa elemen-elemen Pengendalian internal hasil rumusan COSO, lebih lengkap dibandingkan elemen-elemen pengendalian internal menurut dua rumusan lainnya.
SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL
Mengingat Mulyadi memandang Sistem Pengendalian Internal hanya sebagai struktur organisasi, metode, dan prosedur saja, maka wajar apabila menurut Mulyadi hanya Manajemen puncak saja yang bertanggung jawab, selain itu manajemen bertanggung jawab atas dana yang dipercayakan pemilik perusahaan.
Walaupun memberikan definisi yang luas, namun James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson menyiratkan bahwa peran manajemen dan dewan direksi sangat vital dalam perusahaan, karena manajemen dan dewan direksi sangat menentukan kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dijalankan, serta sangat mempengaruhi elemen-elemen Pengendalian internal.
Dalam rumusan COSO, semua orang dalam organisasi yaitu Manajemen, Dewan direksi, Komite Audit, dan Personel lainnya bertanggung jawab terhadap pengendalian internal, karena semua orang dalam organisasi memiliki peran dalam pengendalian internal.
Mulyadi dan James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson, memang hanya menyiratkan manajemen dan dewan direksi saja yang bertanggung jawab terhadap sistem pengendalian intern, namun demikian peran setiap anggota organisasi sangatlah diperlukan untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang dapat mencapai tujuan-tujuan pengendalian intern.
Alamat Email Refrensi:
1.
